Sistem Informasi Manajemen <> Sumber Daya Manusia

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Definisi

Menurut James A O’Brien yang termasuk komponen di dalam sistem informasi adalah manusia, Hardware, software, data, dan jaringan. Manusia di dalam sistem informasi dibagi menjadi dua, yaitu pengguna dan pengembang. Komputer tidak dapat mengambil keputusan. Untuk itu perlu peranan manusia dalam proses pengambilan keputusan dengan adanya bahasa computer yang disebut program.

SISDM adalah sistem integrasi yang dirancang untuk menyediakan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan sumber daya manusia. Komputer telah menyederhanakan pekerjaan menganalisis jumlah data yang luas, dan mereka dapat menjadi pertolongan yang snagat berguna dalam manajemen sumber daya manusia, dari proses pembayaran gaji sampai pencatatatan retensi tenaga kerja. Dengan perangkat keras dan lunak computer, database, suatu organisasi akan lebih mudah menyimpan data dan informasi dengan lebih baik, sama seperti kalau ingin memanggil lagi atau menggunakan data-data tersebut.

Menurut Marimin, Tanjung, dan Prabowo, Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SI-SDM) adalah suatu sistem yang terdiri dari software dan hardware yang dirancang untuk menyimpan dan memproses semua informasi pegawai. Perencanaan SDM menurut Hasibun baru dapat dilakukan dengan baik dan benar jika informasi berikut ini diperoleh:

1.  Job analysis

Job analysis memberikan informasi tentang aktivitas pekerjaan, standar pekerjaan, konteks pekerjaan, persyaratan personalia, perilaku manusia, dan alat-alat yang digunakan.

2.  Organisasi
Organisasi memberikan informasi tentang, tujuan yang ingin dicapai, jenis organisasi, dasar dan struktur organisasi, rentang kendali setiap departemen, pola kepemimpinan, jumlah perincian serta perincian manajerial dan operasional, tingkat-tingkat posisi pejabat

3.  Situasi persediaan tenaga kerja

Situasi persediaan tenaga kerja memberikan informasi tentang:

1. Persediaan tenaga kerja dan tingkat kemampuan SDM
2. Jenis-jenis, susunan umur, tingkat pendidikan, serta penyebaran atau pemerataan tenaga kerja
3. Kebijaksanaan perburuhan dan kompensasi pemerintah
4. Sistem, kurikulum, dan tingkat-tingkat pendidikan SDM

Informasi-informasi di atas mengandung resiko yang tidak kecil apabila tidak dikelola dengan baik. Pengelolaan informasi secara manual dapat mengakibatkan beberapa kesalahan seperti duplikasi dan kehilangan data. Oleh karena itu, paradigma MSDM terkini juga mengintegrasikan SIM dalam aplikasi penerapannya. SIM dimanfaatkan sebagai alat bantu dalam pengelolaan SDM melalui pencatatan, penyimpanan, dan pengelolaan informasi SDM secara lebih terstruktur dan terorganisasi. Maka dari itu, muncullah konsep Sistem Informasi Manajemen Sumber Daya Manusia (SIM-SDM).

Tujuan SIM-SDM adalah meningkatkan efisiensi data tenaga kerja di mana SDM dikumpulkan dan berhubungan dengan perencanaan SDM. SIM-SDM mempunyai banyak kegunaan dalam suatu organisasi. Yang paling dasar adalah otomatisasi dari pembayaran upah dan kegiatan benefit. Dengan SIM-SDM, pencatatan waktu tenaga kerja dimasukkan ke dalam sistem, dan dimodifikasi sesuai setiap individual. Kegunaan umum yang lain dari SIM-SDM adalah kesetaraan kesempatan bekerja.

Manajer dalam suatu perusahaan memerlukan informasi yang memiliki karakteritik tertentu dalam rangka mengambil suatu keputusan. Keputusan yang didasarkan pada informasi akurat akan memiliki kualitas yang jauh lebih tinggi dibandingkan dengan keputusan yang hanya berdasarkan intuisi saja. Karakteristik informasi yang dipersiapkan dalam Sistem Informasi Sumberdaya Manusia adalah: timely (tepat waktu), accurate (akurat), concise (ringkas), relevant (relevan), dan complete (lengkap) .

Kegunaan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM), meliputi:

1.  Perencanaan dan analisis sumber daya manusia, meliputi; struktur organisasi proyeksi tenaga kerja, persediaan keahlian, analisis keluar-masuk tenaga kerja, analisis ketidakhadiran, restrukturisasi biaya, penyesuaian kerja internal, dan mencatat deskripsi pekerjaan.

2.  Hubungan tenaga kerja dan buruh, meliputi; biaya negosiasi penggabungan, penyimpanan data pemeriksaan, hasil penelitian tingkah laku, analisis wawncara keluar, dan sejarah pekerjaan tenaga kerja.

3.  Kesehatan, keselamatan dan keamanan, meliputi; pelatihan keselamatan, penyimpanan data kecelakaan kerja, penyimpanan data material.

4.  Pekerjaan yang sama, meliputi; rencana tindakan afirmatis, mencapat calon tenaga kerja, utilisasi tenaga kerja dan tersedianya analisis.

5.  Penyusunan tenaga kerja, meliputi; sumber perekrutan, mencatat calon tenaga kerja dan analisis penolakan kerja yang ditawarkan.

6.  Pengembangan sumber daya manusia, meliputi; profil pelatihan tenaga kerja, penilaian kebutuhan pelatihan, keberhasilan perencanaan dan ketertarikan karier dan pengalaman.

7.  Kompensasi dan manfaat, meliputi; struktur pembayaran upah, biaya upah atau gaji, administrasi manfaat yang fleksibel, penggunaan liburan dan analisis penggunaan manfaat.

8.  Model Pengembangan Sistem Informasi Manajemen dalam  Sumber Daya Manusia

Pembangunan atau pengembangan SIM-SDM dalam suatu organisasi harus disesuaikan dengan visi dan misi organisasi. Tujuan utama dari pembangunan dan pengembangan SIM-SDM haruslah dapat “memanusiakan” karyawan suatu organisasi dengan cara memanfaatkan teknologi informasi untuk membantu melaksanakan aktivitas pekerjaan sehari-hari. Sebelum mengembangkan atau mengganti sistem yang baru, sistem lama yang ada harus dipahami dan dikaji kekurangan dan kelebihannya.

Tujuan pengembangan sumber daya manusia sebagai produktivitas kerja, efisiensi, kerusakan, kecelakaan, pelayanan, moral, karier, konseptual, kepemimpinan, balas jasa, dan konsumen.

Dalam membuat model SIM-SDM, format umum yang digunakan sama dengan subsistem input, database, dan subsistem output yang telah digunakan di berbagai area fungsional lain. Subsistem input merupakan kombinasi standar dari pengolahan data, penelitian, dan intelijen. Dalam banyak perusahaan, database ditempatkan dalam penyimpanan komputer. Subsistem output mencerminkan arus sumber daya manusia dalam perusahaan. McLeod menyatakan bahwa dalam model SIM-SDM, ada beberapa subsistem yang terlibat di dalamnya, antara lain:

1.  Sistem informasi akuntansi
Data yang ditangani oleh SIM-SDM merupakan campuran elemen-elemen data personel dan data akuntansi. Contoh elemen data personel misalnya nama pegawai, jenis kelamin, tanggal lahir, pendidikan, dan jumlah tanggungan. Contoh elemen data akuntansi seperti upah per jam, gaji bulanan, pendapatan kotor bulan ini, dan pajak penghasilan.

2.  Subsistem penelitian sumber daya manusia
Subsistem ini mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus. Penelitian diadakan karena informasi tertentu belum terdapat dalam SIM-SDM. Contohnya adalah penelitian suksesi (calon bagi posisi tertentu), analisis dan evaluasi jabatan, serta penelitian keluhan.

3.  Subsistem intelijen sumber daya manusia
Subsistem ini mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan perusahaan. Elemen lingkungan yang menyediakan data ini meliputi pemerintah, pemasok, serikat pekerja, masyarakat global, masyarakat keuangan, dan pesaing. Banyak dari intelijen ini dikumpulkan melalui sistem informal.

4.  Database SIM-SDM
Database SIM-SDM dapat berisi data yang menjelaskan tidak hanya pegawai, tetapi juga organisasi dan perusahaan di lingkungan perusahaan. Sebagian besar database ini ditempatkan pada komputer sentral perusahaan, tetapi database lainnya berada di Divisi SDM, divisi lain, dan di luar pusat pelayanan. Perangkat lunak yang dapat digunakan dalam manajemen database di antaranya IMS, FOCUS, DB2, dan dBASE.

5.  Output SIM-SDM
Manajer SDM menggunakan output SIM-SDM lebih sering dari manajer lainnya. Pemakai SIM-SDM menerima output dalam bentuk laporan periodik dan jawaban atas database queries. Sebagian besar perangkat lunak yang digunakan untuk output merupakan hasil pengembangan bersama antara perusahaan dan jasa sistem informasi.

6.  Subsistem perencanaan angkatan kerja
Perencanaan angkatan kerja melibatkan semua kegiatan yang memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasi kebutuhan pegawai di masa datang. Aplikasi perencanaan angkatan kerja yang paling populer adalah pembuatan bagan organisasi, peramalan gaji, dan analisis atau evaluasi kerja. Aplikasi lain yang dapat digunakan adalah perencanaan dan pemodelan angkatan kerja.

7.  Subsistem perekrutan
Penelusuran pelamar telah diterapkan secara ekstensif. Penelusuran pelamar kerja sebelum mereka dipekerjakan lebih banyak dipraktekkan dari pada melakukan pencarian internal untuk menemukan calon pekerja. Hal ini menunjukkan bahwa usaha perusahaan untuk mengisi lowongan kerja lebih difokuskan pada lingkungan.

8.  Subsistem manajemen angkatan kerja
Aplikasi subsistem ini meliputi penilaian kinerja, pelatihan, pengendalian posisi, relokasi, keahlian atau kompetensi, suksesi, dan pendisiplinan. Manajamen angkatan kerja sangat jarang diaplikasikan. Fenomena tersebut karena subsistem ini cukup sulit diterapkan.

9.  Subsistem kompensasi
Aplikasi yang berhubungan dengan gaji merupakan aplikasi komputer yang paling mapan dalam bisnis. Maka dari itu, subsistem ini merupakan yang paling sering diterapkan oleh perusahaan. Aplikasi yang sering dikembangkan dalam manajemen kompensasi mencakup peningkatan penghargaan, gaji, kompensasi eksekutif, insentif bonus, dan kehadiran.

10.  Subsistem benefit
Berbagai aplikasi dalam subsistem ini umumnya sangat rumit dan sukar dilaksanakan. Kerumitan aplikasi tersebut menunjukkan bahwa SDM bukan sekedar menerapkan aplikasi yang mudah. Subsistem ini merupakan bukti bahwa SDM telah berhasil dalam mencapai end-user computing.

11.  Subsistem pelaporan lingkungan
Aplikasi yang terlingkup dalam subsistem ini antara lain catatan Equal Employment Opportunity (EEO), analisis EEO, peningkatan serikat pekerja, catatan kesehatan, bahan beracun, dan keluhan. Dua aplikasi EEO yang diterapkan secara luas, dilengkapi dengan informasi lain yang ditujukan langsung kepada pemerintah maupun serikat pekerja. Berbagai aplikasi ini untuk memenuhi tanggung jawab perusahaan kepada pihak yang berkepentingan di luar perusahaan, bukan kepada manajemen.



Sumber:

1.  Materi Pertemuan 12 SIM - STMIK Bina Insani
2.  https://sisteminformasimanajemen15089.wordpress.com/2016/12/21/sistem-informasi-manajemen-sumber-daya-manusia/